Microsoft Excel là phần mềm phân tích dữ liệu phức tạp được sử dụng cực kỳ phổ biến đối với mọi doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân. Hiện tại có tới 80% công việc văn phòng yêu cầu bạn phải có kỹ năng xử lý các bảng tính Excel. Nếu bạn là người mới bắt đầu thì hãy học ngay cách tiếp cận và làm quen với Excel theo hướng dẫn dưới đây.
Tổng quan về Microsoft Excel
Excel là một chương trình được tạo ra bởi Microsoft. Phần mềm này sử dụng bảng tính để tổ chức triển khai nghiên cứu và phân tích, giải quyết và xử lý tài liệu bằng những hàm và công thức đo lường và thống kê .
Excel hoàn toàn có thể giúp bạn triển khai từ những phép toán đơn thuần cho đến phức tạp nhất và hoàn toàn có thể chứa lượng thông tin khổng lồ. Các hàng và cột trong Excel tạo thành một mạng lưới ô, trong đó hoàn toàn có thể nhập liệu số lượng, văn bản hoặc công thức. Từ đó Excel cho phép bạn sắp xếp, lọc, thống kê giám sát, đưa tài liệu vào bảng báo cáo giải trình và thiết kế xây dựng biểu đồ / đồ thị … .
Hiện nay Excel được sử dụng phổ biến trong mọi hoạt động quản lý và kinh doanh như:
- Phân tích kinh doanh thương mại ( Business Analyst )
- Quản lý / Theo dõi con người ( nhân viên cấp dưới, người mua, giáo viên, học viên, … )
- Quản lý quan hệ người mua ( CRM )
- Quản lý hoạt động giải trí hàng ngày trong một tổ chức triển khai ( ví dụ : quản trị hàng tồn dư, chuỗi đáp ứng, .. )
- Báo cáo hiệu suất ( kinh tế tài chính, vay nợ, dự báo phân tính, tương hỗ bán hàng, tình hình tăng trưởng trên thị trường … )
- Quản trị văn phòng ; lập kế hoạch và lịch trình thao tác
- Phân tích kế hoạch
- Quản lý dự án Bất Động Sản
- Quản lý tài liệu, hợp đồng, hóa đơn chứng từ, biên lai
- Quản lý ngân sách
- …
Số lượng những tính năng và hàm tính mà Microsoft Excel phân phối là vô cùng nhiều. Có rất nhiều thứ cần học và bạn hoàn toàn có thể hoảng sợ không biết mở màn từ đâu. Nếu muốn thao tác thuận tiện với những bảng tính, bạn nên tiếp cận Excel từ từ từ những bước cơ bản nhất .
Làm quen với giao diện và tác vụ cơ bản trong Microsoft Excel
Microsoft Excel được phát hành với nhiều phiên bản :
- Phần mềm MS Excel trên máy tính
- Nền tảng Excel trực tuyến trên web hoặc trong bộ Microsoft 365
- Ứng dụng Excel cho điện thoại cảm ứng Android / iOS, Window Phone
Mặc dù giao diện của chúng có vài sự độc lạ, nhưng trên mọi trang tính thì những hàng – cột và công thức – hàm đều giống hệt nhau .
Để tiếp cận thuận tiện nhất với Excel thì bạn nên khởi đầu làm quen với ứng dụng trên máy tính, hoặc học cách sử dụng Excel Online .
Tạo sổ làm việc Excel mới
Mỗi một tệp tài liệu Excel được gọi là Workbook, trong đó chứa các trang tính (Spreadsheet), số lượng trang tính có thể tùy chính thêm bớt không giới hạn. Để tạo một workbook, bạn mở phần mềm Excel, bấm File > New > Blank workbook
Các thanh công cụ trong Excel
Phía trên trang tính là những tab lệnh và ribbon ( một dải gồm nhiều nút và hình tượng tác vụ ). Chúng gồm có những menu lệnh cơ bản như :
- File : Tạo workbook mới, mở / lưu / in / san sẻ bảng tính
- trang chủ : CTRL Clipboard, định dạng font / văn bản / đánh số / ô / chỉnh sửa …
- Insert : Chèn những công cụ như bảng / biểu đồ / ảnh / bộ lọc / đường dẫn link
- Draw : Chứa những công cụ vẽ dùng để chọn vùng tài liệu, tẩy xóa, tạo highligt cho ô tính .
- Page Layout : Điều chỉnh giao diện bảng tính, thiết lập trang ngang / dọc, căn lề trang … .
- Formulas : Thư viện hàm, công thức thống kê giám sát .
- Data : Công cụ giải quyết và xử lý tài liệu ( nhận / chuyển, truy vấn, phân loại, lọc … )
- Review : Hiệu đính, phân quyền xem hoặc chỉnh sửa, thiết lập ngôn từ, nhận xét .
- View : Thiết lập chính sách xem workbook ( chính sách hiển thị, phóng to, thu nhỏ … )
Quick Access Toolbar : Thanh công cụ giúp bạn triển khai những tác vụ nhanh như quay lại / hoàn tác, lưu hoặc mở tập tin .
Nhập dữ liệu vào trang tính Excel
Bước 1 : Bấm vào một ô trống bất kể. Các ô đều được xác lập dựa theo vị trí giao thoa giữa hàng và cột. Ví dụ ô A1 nằm ở hàng tiên phong trên cột A.
Bước 2 : Nhập chữ hoặc số vào ô
Bước 3: Nhấn nút Enter để chuyển xuống ô phía dước, hoặc nhấn Tab để sang ô bên cạnh.
Định dạng dữ liệu
Đối với những tài liệu ở dạng số lượng, bạn nên định dạng chúng để có sự phân biệt rõ ràng, bảo vệ quy trình giải quyết và xử lý và thống kê giám sát sau này sẽ đúng chuẩn hơn. Cách triển khai như sau :
Bước 1 : Chọn một ô có số cần định dạng. Hoặc nếu bạn cần định dạng cả một vùng tài liệu thì nhấn giữ và kéo chuột để bôi đen một dải ô
Bước 2: Bấm vào tab Home > General > Chọn định dạng mà bạn cần.
Các định dạng số phổ cập trong Excel :
- General ( No specific format ) : Định dạng chung mặc định
- Number : Số
- Currency : Đơn vị tiền tệ
- Accounting : Kế toán. Hiển thị chính xác những giá trị tiền tệ kể cả ở hàng thập phân
- Short Date : Ngày tháng năm
- Long Date : Ngày tháng năm
- Time : Thời gian
- Percentage : Tỷ lệ Xác Suất
- Fraction : Phân số, hiển thị số ở dạng hàm mũ
- Scientific : Định dạng khoa học
- Text : Định dạng kiểu chữ
Nếu trên bảng không có định dạng bạn muốn thì bấm vào More Number Formats để có nhiều sự lựa chọn hơn.
Định dạng ô
Hai tác vụ định dạng ô cơ bản và thông dụng nhất là kẻ đường viền ô và tô bóng .
Thực hành các bài toán đơn giản trong Microsoft Excel
Khi nói đến Excel, bạn nên khởi đầu với toán cơ bản trước khi chuyển sang những tác vụ phức tạp khác như hàm hoặc kiểu định dạng .
Phép tính đơn giản
Mọi phép tính trong Excel đều bắt buộc có dấu “=” nằm đầu tiên. Ví dụ khi bạn muốn làm phép toán “10 cộng 10”, bạn cần nhập “= 10 + 10” vào ô. Sau khi bạn nhấn Enter, kết quả sẽ hiển thị số “20.”
Thực hiện tương tự như với mọi phép tính còn lại như với phép trừ, phép nhân ( sử dụng dấu hoa thị “ * ” ) và phép chia ( sử dụng dấu gạch chéo “ / ” ) .
Công thức
Ngoài ra, Excel còn được cho phép vận dụng những biểu thức vào nhiều dải ô đã có sẵn trường tài liệu, mà không cần trực tiếp nhập giá trị để giám sát. Ví dụ : “ = A1 + A2 + A3 ” là công thức tính tổng giá trị trong khoanh vùng phạm vi từ ô A1 đến A3 .
Hàm tính
Hàm là những công thức đã có sẵn trong Excel. Chúng giúp rút ngắn thời hạn nhập phép tính bằng tay thủ công. Ví dụ : “ = SUM ( A1 : A3 ) ” là hàm tính tổng toàn bộ những giá trị từ ô A1 đến A3 .
Việc học và biết nhiều hàm tính từ đơn thuần đến phức tạp chính là chìa khóa để giúp bạn giải quyết và xử lý tài liệu nhanh gọn .
Cách lựa chọn hàm tính nhanh :
Cách 1: Nhập công thức bên trong ô tính. Ngay khi nhập dấu =, Excel sẽ tự động hiển thị gợi ý các hàm tính.
Cách 2: Sử dụng tùy chọn Insert Function trên tab Formulas
Cách 3: Chọn công thức từ tab Logical
Cách 4: Sử dụng tùy chọn AutoSum trên tab Home
Một số công thức và hàm cơ bản trong Excel
Khi mở màn dùng Excel bạn hoàn toàn có thể làm quen thực hành thực tế với những công thức và hàm đơn thuần dưới đây .
Hàm TỔNG ( SUM )
Tính tổng những giá trị trong mọt cột hoặc hàng trên khoanh vùng phạm vi mà bạn đã chọn
Công thức: = SUM ( number1, [number2],…)
Ví dụ : = SUM ( B2 : G2 ) tổng những giá trị một hàng. Hoặc = SUM ( A2 : A7, A9, A12 : A15 ) tổng những giá trị trong dải ô từ A2 đến A7, thêm ô A9, và dải A12 đến A15, bỏ lỡ những ô A8, A10 và A11 .
Hàm TRUNG BÌNH ( AVERAGE )
Tính giá trị trung bình trong một nhóm tài liệu đã chọn .
Công thức: = AVERAGE ( number1, [number2],…)
Ví dụ : = AVERAGE ( B2 : B11 ) giá trị trung bình trong dải 10 ô từ B2 đến B11. Tương tự như phép tính = SUM ( B2 : B11 ) / 10
Hàm ĐẾM ( COUNT )
Đếm toàn bộ những ô có chứa giá trị số trong một khoanh vùng phạm vi đã chọn .
Công thức: = COUNT (giá trị1, [giá trị2],… )
Ví dụ :
COUNT ( A : A ) – Đếm tổng thể những giá trị là số trong cột A .
COUNT ( A1 : C1 ) – Đếm giá trị trong hàng
Hàm NẾU ( IF )
Thường được sử dụng khi bạn muốn sắp xếp tài liệu theo một điều kiện kèm theo logic nhất định. Trong hàm IF hoàn toàn có thể chứa thêm nhiều công thức và hàm khác .
Công thức chung: = IF ( logic_test, [value_if_true], [value_if_false] )
Ví dụ :
= IF (C2
Hàm TỐI ĐA và TỐI THIỂU ( MAX – MIN )
Hàm MAX và MIN giúp tìm số lớn nhất và số nhỏ nhất trong một khoanh vùng phạm vi giá trị .
Công thức hàm MIN: = MIN ( number1, [number2],…)
Ví dụ :
= MIN ( B2 : C11 ) – Tìm số nhỏ nhất trong khoanh vùng phạm vi hai cột B và C, mở màn từ cột B2 và C2 đến hàng 11
Công thức hàm MAX: = MAX ( number1, [number2],…)
Vận dụng tương tự như như hàm MIN
Cách tạo Bảng trong Microsoft Excel
Excel không chỉ dừng ở những phép toán, quyền lợi thực sự của ứng dụng này còn giúp người dùng tổ chức triển khai sắp xếp, nghiên cứu và phân tích tài liệu bằng cách tạo bảng ( Table ). Trong một trang tính với lượng tài liệu khổng lồ, nhờ vào Bảng, bạn hoàn toàn có thể lọc ra 1 phân vùng để giải quyết và xử lý riêng mà không bị nhầm với những nội dung khác .
Cách đơn thuần nhất để tạo Bảng trong Excel :
Bước 1 : Mở trang tính Excel .
Bước 2 : Click chuột vào những ô cần chọn để làm thông tin cho bảng .
Bước 3: Nhấp vào tab Insert > Tablé.
Bước 4: Nhấp vào Table. Hộp thoại Creat Table tạo bảng sẽ mở ra.
Bước 5: Nếu cột trong trang tính có tiêu đề, hãy chọn mục My table has headers.
Bước 6: Kiểm tra lại dải ô đã chính xác chưa > Nhấp vào OK.
Bước 7 : Thay đổi kích cỡ cột để hiển thị rõ những tiêu đề và giá trị trên ô
Cách tạo Biểu đồ trong Microsoft Excel
Các bước tạo đồ thị hoặc biểu đồ cũng tựa như như tạo bảng. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng những mẫu biểu đồ sẵn có trong ứng dụng Excel hoặc tự phong cách thiết kế biểu đồ riêng .
Bước 1: Chọn dải ô chứa dữ liệu mà bạn muốn thể hiện trong biểu đồ
Bước 2: Nhấn vào nút Quick Analysis ở góc dưới bên phải của vùng dữ liệu đã chọn
Bước 3: Nhấp vào tab Charts, lựa chọn một trong số các mẫu biểu đồ có sẵn được Excel đề xuất.
Mặc dù lúc bấy giờ có nhiều ứng dụng bảng tính, nhưng trong số đó Microsoft Excel vẫn là mẫu sản phẩm số 1 và phân phối nhiều chực năng tiêu biểu vượt trội hơn cả. Nhờ vào trang tính Excel, nhiều tiến trình thao tác và giải quyết và xử lý thông tin hoàn toàn có thể được rút gọn và mang lại hiệu suất cao tốt hơn khi nào hết. Nhìn chung thì Excel vẫn luôn là công cụ không hề sửa chữa thay thế trong mọi tổ chức triển khai và doanh nghiệp .
