Chẳng phải ngẫu nhiên mà người ta gọi việc làm văn phòng là việc làm bàn giấy. Hàng ngày bạn đương đầu với vô số loại tài liệu in trên giấy, từ hợp đồng, báo cáo giải trình đến các quyết định hành động và văn bản hành chính khác. Làm thế nào để tiết kiệm giấy in là yếu tố khiến nhiều người đau đầu. Fast sẽ gợi ý cho bạn một vài cách chống hao phí giấy đơn thuần, hoàn toàn có thể vận dụng ngay trong bài viết dưới đây .
Vì sao cần tiết kiệm giấy in, giấy photocopy?
Mặc dù giấy in giá tiền khá rẻ, chỉ vài trăm đồng một tờ, tuy nhiên nếu nhiều người trong văn phòng, trong công ty lạm dụng điều đó sẽ tạo nên một lượng giấy khổng lồ, không những tốn ngân sách của công ty mà còn ảnh hưởng tác động đến môi trường tự nhiên. Bên cạnh đó nếu ta tiết kiệm giấy in sẽ có những quyền lợi dưới đây :
- Tiết kiệm diện tích lưu trữ: Hãy in các tài liệu thật cần thiết và số hóa thông tin giúp bạn thoát khỏi tình trạng bàn làm việc bừa bộn, ngột ngạt với những chồng giấy tờ cao ngất ngưởng. Đối với những công ty có diện tích mặt sàn khiêm tốn, tiết kiệm giấy in là thêm không gian làm việc. Không gian có thoáng đãng thì bạn mới thoải mái đầu óc và dễ nảy sinh ý tưởng sáng tạo.
Tiết kiệm giấy giúp bạn giảm thiểu một phần chi phí vận hành cho công ty
- Giúp thanh lọc không khí trong văn phòng: Lưu trữ quá nhiều giấy tờ dễ tạo môi trường thuận lợi cho các loại nấm mốc, mối mọt và các loại vi khuẩn có hại phát triển. Do đó tiết kiệm giấy in và giữ cho tủ bảo quản, lưu trữ hồ sơ luôn thông thoáng sẽ giúp văn phòng luôn sạch đẹp.
- Bảo vệ môi trường: Giấy in, giấy photocopy được làm từ gỗ, đây là kiến thức phổ thông quen thuộc với tất cả mọi người. Do đó tiết kiệm giấy in cũng đồng nghĩa với giảm thải số lượng cây xanh bị chặt bỏ để phục vụ cho ngành công nghiệp làm giấy. Tăng số lượng cây xanh, sự đa dạng của hệ sinh thái sẽ được bảo tồn và góp phần lọc ô nhiễm không khí, để chúng ta được sống trong môi trường xanh – sạch mỗi ngày.
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách cài tất cả các loại máy in cho Macbook
Mẹo tiết kiệm giấy in vẫn cho hiệu suất công việc cao
In hoặc photocopy hai mặt
Việc in hay photocopy hai mặt trong thực tiễn không làm bạn đọc chậm đi hay ảnh hưởng tác động đến thưởng thức thị giác của bạn, mà còn giúp tiết kiệm giấy in đáng kể trong văn phòng. Đối với những tài liệu không quá quan trọng hoặc một số ít loại tài liệu nội bộ không đặt nặng yếu tố trình diễn, bạn trọn vẹn hoàn toàn có thể chọn cách in, photocopy hai mặt .
Hãy chọn tính năng in 2 mặt ( được khoanh đỏ trên hình ) để máy tự động hóa in hai mặt
Hiện nay nhiều loại máy in đã có chính sách in hai mặt tự động hóa ( tự động hóa lật ngược mặt giấy để in ) nên bạn hoàn toàn có thể rảnh tay lo các việc làm khác. Bạn cũng không cần lo ngại về việc máy in nhanh hỏng hơn khi phải triển khai thêm tác vụ này, hay vận tốc in bị chậm vì công nghệ tiên tiến của máy trọn vẹn hoàn toàn có thể đảm đương tốt công dụng .
Xem thêm: Những dụng cụ văn phòng cần thiết dành cho bạn
Điều chỉnh định dạng file trước khi in
Các định dạng file này gồm có : khoảng cách giữa các dòng và các đoạn, size phông chữ, khoảng cách căn lề, … Đối với những tài liệu mang đặc thù tư liệu tìm hiểu thêm, bạn hoàn toàn có thể chọn căn lề hẹp ( Narrow ) và tùy chỉnh diện tích quy hoạnh lề sao tiết kiệm giấy in nhất. Việc căn lề hẹp hoàn toàn có thể giảm đến 20 % số lượng giấy cần in, và đương nhiên – nhìn một tập tài liệu mỏng dính, khi nào bạn cũng đỡ “ oải ” hơn khi đọc .
Với định dạng khoảng cách, bạn nên chọn dòng đơn thay vì mặc định 1.15 của MS Word. Định dạng này bảo vệ tài liệu không bị rối và mắt vẫn cảm xúc dễ chịu và thoải mái khi đọc, nếu hẹp hơn nữa hoàn toàn có thể khiến trang giấy bị “ chi chít ”. Đối với phông chữ, bạn hoàn toàn có thể vẫn để phông Times New Roman mặc định, chỉ giảm đi 1 size là tiết kiệm giấy in hiệu suất cao .
Sử dụng chức năng in thử
Có khi bạn cần phải in tài liệu số lượng lớn, và nếu chẳng may trên tài liệu có một lỗi nào đó bị in ra hàng loạt thì thật là một “ thảm họa ”. Chính vì thế bạn cần đến tính năng in thử. Hãy thử một bản trước rồi soát lại thật kỹ trước khi triển khai in hàng loạt. Với bản in thử này bạn hoàn toàn có thể giảm đáng kể thời hạn chỉnh sửa, được nhìn nhận là chuyên nghiệp trong việc làm và đương nhiên – tiết kiệm giấy in cần giải quyết và xử lý .
Việc sử dụng tính năng in thử, sau đó photocopy lại bản hoàn thành xong cũng giúp bạn sẵn sàng chuẩn bị tài liệu nhanh gọn, hiệu suất cao hơn .
Để vào công dụng in thử, hãy chọn số lượng bản Copies là 1
Xem thêm: Bạn đã biết cách đóng dấu chuẩn trên từng loại văn bản chưa?
Ngoài ra còn một tips khác dành cho tài liệu dài : nếu tập tài liệu dài hàng trăm trang thì bạn hoàn toàn có thể khó bao quát hết, dẫn đến thực trạng có trang chỉ có vài dòng – trọn vẹn không tiết kiệm giấy in chút nào. Đó là lúc bạn cần tính năng xem thử trước khi in. Nếu phát hiện ra khoảng chừng trắng trên trang quá nhiều, hãy rút ngắn nó lại bằng cách chỉnh sửa nội dung hoặc căn lại lề .
Hãy kiểm soát và điều chỉnh thanh thu phóng size để xem cùng lúc nhiều trang trên tài liệu
Tái chế giấy in, giấy photocopy đã sử dụng
Đối với những tài liệu in hay photocopy một mặt, sau khi đã sử dụng xong bạn đừng vội vứt bỏ đi. Hãy lưu trữ chúng ở nơi khô ráo thoáng mát để giấy không bị hư hại, và tiết kiệm giấy in bằng cách tái chế chúng trong in ấn, photocopy những tài liệu không quá quan trọng và không đặt nặng về trình bày, hoặc các bản tài liệu in thử.
Ngoài ra bạn cũng hoàn toàn có thể tiết kiệm giấy in đã dùng khi sử dụng chúng cho mục tiêu khác như ghi chú nhanh, phác thảo ý tưởng sáng tạo trong các cuộc họp nhóm, đóng thành một quyển sổ nháp, hoặc cắt nhỏ để giấy đóng vai trò như xốp chống sốc cho đồ vật nếu cần chuyển dời đồ .
Xem thêm: Bật mí phương pháp đánh bay ngay stress công việc dành cho bạn
Thường xuyên bảo dưỡng máy in, máy photocopy
Sau một thời hạn sử dụng, máy in, máy photocopy không được bảo trì sẽ dễ bị khô dầu, chậm vận tốc, dễ bị kẹt giấy, bị hết mực khiến chữ in bị mờ nhòe hoặc loang màu giấy in gây tiêu tốn lãng phí giấy. Do đó bạn nên tiếp tục bảo trì máy ( thời hạn theo khuyến nghị trên hướng dẫn sử dụng đi kèm ), nhất là chọn loại mực in, giấy in có chất lượng tốt và đặt máy ở nơi khô ráo, thật sạch .
Máy in, máy photocopy chạy mượt sẽ tiết kiệm giấy in đáng kể
Đặt hạn mức in để kiểm soát giấy in
Bạn hoàn toàn có thể sử dụng tính năng counter trên máy in và máy photocopy để trấn áp lượng giấy sử dụng. Trên các thiết lập máy photocopy và máy in thường có sẵn nút counter, bạn địa thế căn cứ vào khổ giấy để xác lập thông số kỹ thuật counter này :
- Với khổ giấy A4/A5: counter theo tỉ lệ 1:1 (một mặt trên một mặt). Khi thấy thông số 1/1 hiện trên màn hình, tức là bạn đang in hoặc photocopy 1 mặt giấy, máy cũng đếm 1 mặt giấy.
- Với khổ A3: counter theo tỉ lệ 2:1 (hai mặt trên một mặt). Tức là khi in hoặc photocopy một tờ giấy khổ A3, máy sẽ đếm là 2 mặt.
Việc đặt định mức này giúp bạn tiết kiệm giấy in hoặc photocopy hiệu suất cao hơn hẳn so với canh đếm từng trang. Ngoài ra bạn cũng hoàn toàn có thể đặt mục lục cho các trang trong tài liệu để trấn áp, nhưng cách này có điểm yếu kém không đo lường và thống kê được số giấy bị kẹt hoặc lỗi trong quy trình in hay photo .
Mẹo tiết kiệm giấy in trong Excel và Powerpoint
Đối với Excel:
- Chọn tính năng “Fit to Page” khi in. Văn bản sẽ được tự động căn chỉnh tối ưu nhất trong 1 trang.
- Chọn “Xem trước bản in” tương tự như MS Word để hạn chế lãng phí dòng cột không cần thiết sang trang mới, cũng như chọn in bảng dọc (Portrait Mode) hoặc ngang (Landscape Mode) tùy theo nội dung sao cho tiết kiệm giấy in nhất.
Lưu các lựa chọn như được khoanh đỏ trên hình trước khi in
Đối với Powerpoint:
Bạn chọn chính sách in “ Handouts ” thay vì “ Slides ” nếu không cần ghi chú nhiều trên tài liệu. Với “ Handouts ” bạn được tùy chọn số lượng trang hiển thị trên giấy, sẽ tiết kiệm hơn rất nhiều so với “ Full Page Slides ” chỉ hiển thị 1 Slide trên 1 mặt giấy .
Chế độ “ Handouts ” cho bạn cái nhìn tổng quan về tài liệu nhanh hơn chính sách “ Slides ”
Lưu trữ giấy in, giấy photocopy đúng cách
Đối với giấy đã sử dụng và hoàn toàn có thể tái chế, bạn nên lập tủ hồ sơ riêng để tàng trữ giấy, và phân loại bằng các cặp hay kẹp tài liệu, các loại bìa lá, … để vừa ngăn nắp ngăn nắp, vừa dễ tìm kiếm và hạn chế mối mọt, cũng như tránh làm giấy ẩm mốc, mủn mòn giấy dễ bị kẹt trong máy in, máy photocopy và nhòe mực khi in ấn .
Đối với giấy mới, bạn nên để nguyên trong vỏ hộp đựng bắt đầu, chỉ khởi đầu vỏ hộp để rút giấy, và cũng để trong tủ hồ sơ thật sạch, khô ráo, thoáng mát .
Xem thêm: Mẹo sắp xếp hồ sơ, tài liệu khoa học cho dân văn phòng
Tại Fast, bạn có thể an tâm về độ dai, độ bám mực và mịn màng của giấy in
Nếu bạn đang do dự không biết nên mua giấy ở đâu bảo vệ chất lượng với mức giá phải chăng, bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm Fast. Tại Fast luôn có sẵn giấy in, giấy photocopy đến từ những tên thương hiệu nổi tiếng, quen thuộc như Double A, PaperOne, Supreme, … chính hãng, ngân sách hài hòa và hợp lý cùng những khuyến mại mê hoặc dành cho người mua thân thương và người mua đặt số lượng lớn .
Một số thông tin hữu ích bạn cần biết:
