Quản lý Hóa đơn

Nguyễn Ngọc Duy đăng lúc 17/01/2022

Hướng dẫn sử dụng Giao dịch Hoá đơn

I. Thêm mới

– Để vào màn hình hiển thị thêm mới hóa đơn, mạng lưới hệ thống tương hỗ 2 cách

Cách 1: thao tác trên màn hình Bán hàng
Cách 2: thao tác từ màn hình Quản lý

– Cụ thể như sau:

Bạn đang đọc: Quản lý Hóa đơn

1. Màn hình bán hàng

– Bạn vào màn hình Bán hàng -> kích chọn Hóa đơn

– Bên trái màn hình hiển thị, tìm kiếm và chọn sản phẩm & hàng hóa .- Bên phải màn hình hiển thị, tìm kiếm và nhập thông tin người mua, số tiền khách giao dịch thanh toán .

1.1. Tìm kiếm sản phẩm & hàng hóa

– Tìm kiếm theo mã hàng, tên hàng hoặc dùng máy quét mã vạch để tìm kiếm

– Lựa chọn trực tiếp từ list loại sản phẩm kèm hình ảnh

– Hiển thị list loại sản phẩm trong từng nhóm hàng

Kích vào hình tượng Lọc theo nhóm hàng

Hệ thống hiển thị màn hình Nhóm hàng, tìm kiếm hoặc tích chọn nhóm -> kích Xong

– Tìm kiếm mẫu sản phẩm theo thuộc tính

Kích vào hình tượng Lọc theo thuộc tính sản phẩm & hàng hóa

Hệ thống hiển thị màn hình Thuộc tính hàng hóa, kích chọn giá trị -> kích Xong

– Tìm kiếm loại sản phẩm theo gộp sản phẩm & hàng hóa

Nếu kích vào hình tượng Gộp sản phẩm & hàng hóa

Hệ thống sẽ hiển thị ở màn hình hiển thị tìm kiếm sản phẩm & hàng hóa như sau :

Nếu không kích chọn gộp sản phẩm & hàng hóa thì màn hình hiển thị tìm kiếm sản phẩm & hàng hóa như sau :

1.2. Import hóa đơn

Ngoài việc tìm kiếm sản phẩm & hàng hóa trực tiếp trên màn hình hiển thị, mạng lưới hệ thống còn tương hỗ import thông tin sản phẩm & hàng hóa từ file excel mẫu. Thao tác đơn cử như sau :

– Kích vào biểu tượng (1) sau đó kích chọn Import (2)

– Màn hình Nhập danh sách hàng hóa từ file excel hiển thị:

– Bạn có thể Tải về file mẫu về để điền dữ liệu theo file mẫu, sau đó Chọn file dữ liệu để import hóa đơn lên hệ thống.

– Lưu ý: Trong mỗi lần import, hệ thống hỗ trợ tối đa 19 trang tính (sheet), mỗi trang tính tương đương một giao dịch và có tối đa 250 dòng. và tổng số dòng ở tất cả các sheet không vượt quá 2000 dòng.

1.3. Tìm kiếm thông tin người mua

– Hệ thống tương hỗ tìm kiếm thông tin người mua theo mã, tên người mua hoặc số điện thoại cảm ứng .

– Khi người mua không có trong mạng lưới hệ thống, cũng hoàn toàn có thể thêm ngay trong màn hình hiển thị Bán hàng bằng cách nhấn nút dấu + cạnh ô tìm kiếm người mua .

1.4. Thay đổi số lượng, đơn vị chức năng tính, giá cả loại sản phẩm

– Bạn hoàn toàn có thể biến hóa đơn vị chức năng tính loại sản phẩm ( 1 ), số lượng ( 2 ) trong hóa đơn, hoặc giá cả mới trên từng loại sản phẩm ( 3 ) khi tạo hóa đơn .

– Để biến hóa giá cả, giảm giá trên từng loại sản phẩm, bạn thao tác như sau :

Trên giá cả của từng mẫu sản phẩm : nhập giá cả mới ( 1 )
Giảm giá trên từng sản phẩm: có hai cách giảm giá theo % giá bán (kích %) hoặc giảm giá tiền mặt trực tiếp (kích VND) (2)
Khi nhấn chuột ra ngoài vị trí hành lang cửa số hiển thị, mạng lưới hệ thống sẽ điền giá trị vào ô Đơn giá và so sánh với đơn giá niêm yết ( 3 ) nếu giá bán mới nhỏ hơn giá niêm yết .

Lưu ý : Nếu giá bán mới nhỏ hơn giá vốn, mạng lưới hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo nhắc nhở đỏ để bạn xem xét kiểm soát và điều chỉnh lại mức giá tương thích .

– Để đổi khác đơn giá của sản phẩm & hàng hóa, bạn nhập đơn giá mới ( 1 ) -> khi nhấn chuột ra ngoài vị trí hành lang cửa số hiển thị, mạng lưới hệ thống sẽ điền giá trị vào ô Đơn giá ( 2 ). Bạn hoàn toàn có thể giảm giá hoặc nhập giá bán để mạng lưới hệ thống so sánh ngay trên đơn giá mới này .

1.5. Chọn bảng giá khi tạo hóa đơn

– Nếu shop có nhiều bảng giá khác nhau, khi bán hàng, bạn hoàn toàn có thể đổi khác bảng giá

1.6. Giao hàng

– Bạn có thể tích chọn hình thức Giao hàng ở màn hình bán hàng cho hóa đơn.

1.7. Thay đổi 1 số ít thông tin khác

Hệ thống tương hỗ đổi khác những thông tin sau :

– Nhân viên (1): chọn lại nhân viên bán hóa đơn

– Thời gian (2): thay đổi thời gian tạo hóa đơn

– Kênh bán hàng (3): thay đổi kênh bán hàng

– Giảm giá (4): nhập thông tin giảm giá trên tổng hóa đơn (theo số tiền VNĐ hoặc %)

– Thu khác (5): chọn và nhập giá trị thu khác

– Hình thức thanh toán (6): chọn Tiền mặt, Thẻ, Chuyển khoản, Điểm, Voucher (mặc định là Tiền mặt)

– Ghi chú (7)

1.8. Tạo hóa đơn

– Khách thanh toán (F8): nhập số tiền khách trả.

Lưu ý : Trường hợp bán hàng nợ cho khách, cần ghi nhận thông tin người mua, mạng lưới hệ thống sẽ ghi nhận nợ công với người mua sau khi Thanh toán hóa đơn. Nếu bỏ trống thông tin người mua, mạng lưới hệ thống sẽ không quản trị nợ công với khách .

– Kích Thanh toán (F9) để ghi nhận doanh thu và giảm trừ tồn kho, và ghi nhận vào công nợ khách hàng.

2. Màn hình quản trị

2.1. Thêm mới từng hóa đơn

– Ở màn hình Quản lý, bạn kích Giao dịch (1), chọn Hóa đơn (2)

– Kích chọn + Thêm mới (3) -> chọn + Bán hàng (4)

– Sau khi kích chọn + Bán hàng thì màn hình sẽ chuyển sang màn hình thêm mới hóa đơn ở màn hình Bán hàng.

– Bạn thao tác thêm mới Hóa đơn như trên màn hình Bán hàng.

2.2. Import hóa đơn

– Hệ thống hỗ trợ import dữ liệu hàng loạt hóa đơn theo dữ liệu sẵn có của gian hàng trong file excel, tối đa 1000 dòng/ 1 lần import.

– Trên màn hình Hóa đơn, bạn kích File (1) -> chọn Import (2) -> hệ thống hiện pop-up Tạo hóa đơn từ file dữ liệu (3)

– Hệ thống hiện pop-up Tạo hóa đơn từ file dữ liệu, bạn tích chọn Giao hàng cho tất cả các hóa đơn trong 1 file import (nếu cần) (3) -> kích Chọn file dữ liệu (4) -> chọn file cần import -> kích Thực hiện (5)

– Bạn hoàn toàn có thể tải về file mẫu Excel file để nhập tài liệu

– File mẫu có tài liệu mẫu được nhập sẵn và gắn phản hồi ( comment ) ở một số ít thông tin chính để hướng dẫn người dùng. Bạn hoàn toàn có thể vận động và di chuyển linh động những cột trong file để thuận tiện cho thói quen thao tác nhập tài liệu .

Những thông tin bắt buộc bao gồm: Mã hóa đơn (bắt đầu bằng HDIP, nếu không hệ thống sẽ tự động thêm tiền tố HDIP vào hóa đơn sau khi import), Mã hàng, Số lượng, Đơn giá

Những thông tin còn lại không cần nhập liệu : bạn hoàn toàn có thể để trống / xóa cột khỏi file tài liệu .Với những thông tin cũ đã có trên mạng lưới hệ thống, bạn chỉ cần nhập Mã để mạng lưới hệ thống tự điền thông tin chi tiết cụ thể đó vào đơn sau khi import thành công xuất sắc, đơn cử :

Khách hàng cũ:
- Bạn chỉ cần nhập Mã khách hàng hoặc Điện thoại.
- Nếu người mua có địa chỉ giao hàng không đổi, bạn không phải nhập lại thông tin người nhận, mạng lưới hệ thống tự động hóa lấy thông tin người mua là thông tin người nhận .
Thu khác (cần có sẵn các khoản thu khác trên hệ thống):
- Nếu cần lấy giá trị mặc định của thu khác, bạn chỉ cần nhập Mã thu khác.
- Để thêm nhiều khoản thu khác, bạn insert thêm bộ 3 cột: Mã thu khác, Giá trị thu khác, Giá trị thu khác % và đánh số tương ứng 2,3,4…Ví dụ: Mã thu khác 2, Giá trị thu khác 2, Giá trị thu khác % 2.

– Những thông tin trên hóa đơn cần tính toán dựa trên dữ liệu đã nhập bao gồm: Tổng tiền hàng, Khách cần trả, Khách đã trả, Cần thu hộ (COD)/ Còn cần thu, Thành tiền thì hệ thống sẽ tự động tính toán, bạn không cần nhập liệu.

– Lưu ý khi import :

Để import được hóa đơn tại màn hình Quản lý, người dùng cần được phân quyền Xem DS và Import trong Giao dịch -> Hóa đơn

Tùy theo thiết lập shop và phân quyền người dùng, mạng lưới hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo nhắc nhở hoặc thông tin lỗi không được cho phép import hóa đơn .
File import hóa đơn :
- Thời gian: bỏ trống -> mặc định là thời gian hiện tại khi import hóa đơn.
- Người bán:
  - Bỏ trống -> mặc định là thông tin tài khoản import .
  - Nếu sửa lại người bán, bạn cần nhập thông tin theo Tên đăng nhập của người bán trên hệ thống.
    
    Xem thêm: Chợ Đồ Cũ Huy Hoàng – Thu Mua Thanh Lý Đồ Cũ Tại Hà Nội
- Kênh bán:
  - Bỏ trống -> mặc định là Bán trực tiếp .
  - Nếu chọn kênh bán khác, bạn cần nhập thông tin kênh bán đã có trên mạng lưới hệ thống .
- Khách hàng:
  - Nếu bạn bỏ trống thông tin người mua, mạng lưới hệ thống sẽ tạo hóa đơn gắn với Khách lẻ
  - Nếu bạn nhập Mã khách hàng/ Điện thoại chưa có trên hệ thống -> hệ thống sẽ tạo mới khách hàng.
- Bảng giá:
  - Bỏ trống -> mặc định là Bảng giá chung .
  - Nếu chọn bảng giá khác, bạn cần nhập thông tin bảng giá đã có trên mạng lưới hệ thống .
- Thu khác: gian hàng cần bật tính năng Thu khác khi bán hàng
- Phương thức thanh toán: chưa áp dụng phương thức thanh toán bằng điểm và voucher.
- Ngoài ra, với sản phẩm & hàng hóa quản trị theo serial / Imei hoặc lô, hạn sử dụng, bạn cần thiết lập bật tính năng trong Thiết lập shop và có sẵn thông tin, số lượng serial / Imei hoặc lô, hạn sử dụng trên mạng lưới hệ thống .

– Sau khi import Hóa đơn có giao hàng lên trên mạng lưới hệ thống, bạn hoàn toàn có thể liên tục tạo hàng loạt vận đơn qua hãng luân chuyển .- Với những hóa đơn có thông tin giao dịch thanh toán, sau khi import thành công xuất sắc mạng lưới hệ thống sẽ tự động hóa tạo phiếu thu tương ứng

II. Quản lý list hóa đơn

1. Cập nhật hóa đơn

1.1. Cập nhật thông tin chung

– Để thay đổi thông tin chung trên hóa đơn, bạn vào menu Giao dịch -> chọn Hóa đơn

– Hệ thống chỉ cho phép thay đổi các thông tin: Người bán hóa đơn, Thời gian, Ghi chú, Kênh bán. Sau khi cập nhật, mã hóa đơn gốc không thay đổi.

– Cập nhật thông tin từng hóa đơn :

Bạn tìm kiếm và chọn hóa đơn cần chỉnh sửa

Sau khi thay đổi thông tin, bạn kích Lưu.
Với hóa đơn đã thanh toán, hệ thống sẽ hiển thị pop-up “Bạn có muốn thay đổi thông tin về Thời gian của phiếu thanh toán … gắn với giao dịch hay không?” -> bạn kích chọn Đồng ý để thay đổi thời gian phiếu thanh toán

– Cập nhật thông tin hàng loạt hóa đơn :

Tích chọn các hóa đơn cần cập nhật thông tin (1) -> kích Thao tác (2) -> chọn Cập nhật thông tin chung (3)

Cập nhật những thông tin như: Người bán, Kênh bán, Ghi chú (4) sau đó kích Lưu (5) để hoàn thành

– Ngoài ra, mạng lưới hệ thống còn tương hỗ được cho phép triển khai trên nhiều hóa đơn được chọn những thao tác :

Cập nhật giao hàng (Áp dụng với gian hàng có bật thiết lập giao hàng)
Xác nhận đã chuyển hoàn (Áp dụng với gian hàng có Sử dụng dịch vụ của hãng vận chuyển có tích hợp với KiotViet)
Thanh toán ĐTGH (Áp dụng với gian hàng có bật thiết lập giao hàng)
Tạo vận đơn qua HVC (Áp dụng với gian hàng có Sử dụng dịch vụ của hãng vận chuyển có tích hợp với KiotViet)
In
Xuất file tổng quan
Xuất file chi tiết
Hủy

1.2. Cập nhật cụ thể hóa đơn

– Hệ thống KHÔNG được cho phép update hóa đơn trong những trường hợp sau :

Hóa đơn thanh toán giao dịch bằng điểm hoặc voucher .
Hóa đơn đã có trả hàng .
Hóa đơn đã hủy .
Hóa đơn ở chính sách offline .

– Bạn vào menu Giao dịch, chọn Hóa đơn, kích chọn hóa đơn cần chỉnh sửa -> kích Cập nhật

– Hệ thống chuyển sang màn hình hiển thị bán hàng, bạn thực thi chỉnh sửa những thông tin đơn cử sau :

Hàng hóa: Thêm/xóa/sửa hàng hóa, ngoại trừ hàng hóa serial/IMEI và lô, hạn sử dụng.
Khách hàng:
- Thay đổi thông tin trong những trường hợp :
  - Khách lẻ chưa có mã trên mạng lưới hệ thống .
  - Hóa đơn chưa có phiếu giao dịch thanh toán gắn kèm .
- KHÔNG đổi khác thông tin trong những trường hợp :
  - Hóa đơn gắn với phiếu đặt hàng .
  - Hóa đơn đã phát sinh phiếu giao dịch thanh toán mà người mua ≠ khách lẻ .
  - Hóa đơn giao hàng tích hợp với Hãng luân chuyển link với KiotViet .
- Bảng giá
- Người bán
- Thời gian: Cho phép thay đổi thời gian hóa đơn. Trừ các trường hợp sau:
  - Hóa đơn chứa hàng Serial / IMEI, lô, hạn sử dụng .
  - Hóa đơn giao hàng tích hợp với Hãng luân chuyển link với KiotViet .
- Ghi chú
- Thông tin thanh toán

– Khi biến hóa thông tin trên hóa đơn, mạng lưới hệ thống sẽ :

Hủy hóa đơn cũ và tạo hóa đơn mới .
Tất cả những phiếu thanh toán giao dịch, thông tin vận đơn của hóa đơn cũ sẽ được gắn với hóa đơn mới .
Nếu bạn biến hóa số lượng sản phẩm & hàng hóa, cần bảo vệ tồn dư của shop vẫn phân phối đủ, mạng lưới hệ thống sẽ không kiểm tra lại .

2. Sao chép hóa đơn

– Bạn vào menu Giao dịch, chọn Hóa đơn, kích chọn hóa đơn cần sao chép

– Khi kích chọn Sao chép hệ thống sẽ tạo ra hóa đơn mới tương tự hóa đơn đã chọn

3. Hủy hóa đơn

– Bạn vào menu Giao dịch, chọn Hóa đơn, kích chọn hóa đơn cần hủy bỏ

– Hủy bỏ hóa đơn : mạng lưới hệ thống sẽ giảm trừ lệch giá và cộng lại tồn dư những sản phẩm & hàng hóa, update lại nợ công khách hang. Khi hủy bỏ hóa đơn, mạng lưới hệ thống sẽ hiển thị pop-up “ Bạn có muốn hủy những phiếu thanh toán giao dịch tương quan ? ”

Kích chọn Đồng ý để hủy bỏ phiếu thanh toán.
Kích chọn Bỏ qua nếu không muốn hủy bỏ phiếu thanh toán.

4. Xuất file / in hóa đơn

– Xuất file những hóa đơn

hoặc chi tiết cụ thể từng hóa đơn

– In hóa đơn: Kích chọn vào hóa đơn cần in, màn hình sẽ hiện thị nút In để in hóa đơn

5. Tìm kiếm, sắp xếp hóa đơn

– Để xem danh sách tất cả các hóa đơn, cũng như thông tin về từng hóa đơn, bạn vào menu Giao dịch, chọn Hóa đơn.

– Hệ thống hiển thị ra list hóa đơn, bạn hoàn toàn có thể tìm kiếm, hoặc sắp xếp list

– Tìm kiếm Hóa đơn (1)

Tìm kiếm Theo mã hóa đơn
Tìm kiếm Theo mã, tên sản phẩm & hàng hóa
Tìm kiếm Theo Serial / IMEI hoặc theo lô, hạn sử dụng ( tùy theo quầy bán hàng )
Tìm kiếm Theo mã, tên, điện thoại cảm ứng người mua
Tìm kiếm Theo mã vận đơn
Tìm kiếm Theo mã đặt hàng
Tìm kiếm Theo người bán
Tìm kiếm Theo người tạo
Tìm kiếm Theo ghi chú
Tìm kiếm Theo ghi chú hàng hòa
Tìm kiếm theo Chi nhánh
Tìm kiếm theo Thời gian
Tìm kiếm theo Trạng thái hóa đơn
Tìm kiếm theo Trạng thái giao hàng
Tìm kiếm theo Kênh bán
Tìm kiếm theo Đối tác giao hàng
Tìm kiếm theo Thời gian giao hàng
Tìm kiếm theo Phương thức
Tìm kiếm theo Bảng giá
Tìm kiếm theo Loại thu khác
Tìm kiếm theo Số bản ghi
Kết hợp tính năng xuất ra file và tính năng tìm kiếm, hoàn toàn có thể tạo ra rất nhiều những báo cáo giải trình khác nhau theo những tiêu chuẩn tìm kiếm

– Sắp xếp danh sách Hóa đơn (2)

Trong màn hình hiển thị list hóa đơn, mạng lưới hệ thống tương hỗ sắp xếp theo tổng thể những cột : Mã hóa đơn, Thời gian, Khách hàng, Tổng cộng, Kênh bán, Trạng thái theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần
Để sắp xếp list hóa đơn theo cột nào, chỉ cần kích vào tiêu đề của cột đó

III. Xem lịch sử dân tộc giao dịch thanh toán hóa đơn

Một hóa đơn hoàn toàn có thể được giao dịch thanh toán nhiều lần nếu người mua đó ghi nợ. KiotViet được cho phép bạn xem lịch sử dân tộc thanh toán giao dịch so với từng hóa đơn như sau :

– Bạn vào menu Giao dịch, chọn Hóa đơn.

– Tìm kiếm và chọn hóa đơn cần xem lịch sử dân tộc thanh toán giao dịch

– Kích vào tab Lịch sử thanh toán

Như vậy, KiotViet đã thực thi xong phần hướng dẫn sử dụng Giao dịch Hoá đơn

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài tư vấn bán hàng 1800 6162, tổng đài hỗ trợ phần mềm 1900 6522 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: [email protected] để được hỗ trợ và giải đáp.

Chúc Quý khách thành công xuất sắc !

Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 14/10/2021

Xem thêm: Điều Hòa Casper của nước nào?