Bỏ túi ngay 9 thủ thuật Microsoft Outlook — Chia Sẻ Hay

Nguyễn Ngọc Duy đăng lúc 23/01/2022

Bỏ túi ngay 9 thủ thuật Microsoft Outlook

Microsoft Outlook là một phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Microsoft. Là một ứng dụng có thể sử dụng độc lập, tuy nhiên người dùng vẫn rất quen thuộc khi sử dụng Outlook như một ứng dụng email với những tính năng tuyệt vời.
Chính vì những tính vượt trội và hiệu quả của Outlook nên có thể bạn vẫn chưa khai thác hết những tính năng hữu ích mà phần mềm này mang lại. Hãy cũng điểm qua những thủ thuật dưới đây, để có thể sử dụng nó 1 cách tối đa nhé!

Bạn đang đọc: Bỏ túi ngay 9 thủ thuật Microsoft Outlook — Chia Sẻ Hay

1. Thay đổi số dòng hiển thị trong phần Message Preview

Mặc định, bạn sẽ chỉ thấy được 1 dòng của email được preview trong cột giữa của Outlook như thế này :
Với cài đặt mặc định bạn chỉ thấy 1 dòng nội dung email
Tuy nhiên, có 1 cách để để hiển thị được nhiều hơn. Bạn hãy click vào tab View / Message Preview, chọn 2-3 lines để hiển thị được nhiều thông tin hơn. Ngoài ra bạn còn hoàn toàn có thể chọn settings này cho 1 thư mục cố định và thắt chặt hoặc hàng loạt hộp thư luôn nhé .
Cài đặt này sẽ hiển thị nhiều nội dung email hơn

2. Chọn thư mục mặc định khi mở Outlook

Mặc định trong Outlook khi mở lên bạn sẽ đứng ở thư mục Inbox tổng. Nếu muốn bạn hoàn toàn có thể ẩn bớt thông tin trong mục Inbox. Bạn hãy triển khai theo bước sau : File / Options / Advanced / Outlook start and exit sau đó chọn tới thư mục mặc định mà bạn muốn thấy khi mở lên .
Cài đặt cho phép bạn ẩn bớt thông tin mục Inbox

3. Tạo thư mục tìm kiếm

Nếu có nhu yếu tách những mail chưa đọc ( Unread ), bạn hoàn toàn có thể tạo Search Folder để thuận tiện tìm kiếm và vận dụng tips 2 ở trên .
Tạo thư mục tìm kiếm trong Outlook
Để tạo Search Folder, bạn kéo xuống ở đầu cuối của phần hộp thư, click chuột phải chọn New Search Folder. Thao tác này chỉ có ý nghĩa với tìm kiếm nên bạn không cần quá lo ngại về những thư mục cũng như Rules mà bạn đã tạo với từng hộp mail. Hơn nữa ngoài những template có sẵn, bạn sẽ hoàn toàn có thể tạo được những filter riêng tùy theo nhu yếu .
Thao tác này chỉ có ý nghĩa với tìm kiếm

4. Clean up Folder

Clean up folder là một tính năng cho phép loại bỏ các email dư thừa trong 1 chuỗi email (thường là kiểu email qua lại, được trích dẫn qua lại nhiều lần). Khi chạy cái này, nó sẽ di chuyển các message trong thư mục đã chọn vào mục Deleted Items.
Để thực hiện tính năng này, bạn click chuột phải vào folder cần dọn dẹp, chọn Clean up Folder

Clean up folder là cho phép loại bỏ các email dư thừa
Ngoài ra, bạn cũng hoàn toàn có thể thông số kỹ thuật thêm một vài tùy chọn trong việc clean up này khi click vào Settings
Thêm một vài tùy chọn trong việc clean up này khi click vào Settings

5. Cài lịch gửi email

Outlook cho phép bạn lên lịch gửi mail trước vào tương lai, nên bạn có thể lên lịch gửi một email đã soạn từ trước.
Để thực hiện tính năng này, bạn vào cửa sổ soạn email, chọn thẻ Options, chọn Delivery Options và cài đặt thời gian trong chỗ “Do not deliver before…”

Xem thêm: Những công dụng tuyệt vời từ cây nha đam mang lại

Outlook cho phép bạn lên lịch gửi mail trước vào tương lai
Cuối cùng, bạn chỉ cần bấm gửi và sẽ thấy thư được chạy vào thư mục Outbox trong hàng đợi .

6. Sử dụng Quick Steps

QuickStep là tính năng cho phép bạn gán vào những hành động được chỉ định và thực hiện chúng bằng 1 cú click hoặc 1 tổ hợp phím tắt.
Ví dụ bạn đang muốn gửi 1 cái email với 1 nội dung sẵn có hoặc muốn thực hiện các thao tác như di chuyển mail, đánh dấu important hay forward tới một người nào đó, bạn chỉ việc gán cho Outlook biết hành động đó bằng cách vào Home / Quick Steps và chỉ cho nó biết hành động cần làm.

QuickStep là tính năng cho phép bạn gán vào những hành động được chỉ định

7. Mở nhiều cửa sổ Outlook

Trong Outlook bạn có thể nhiều cửa sổ 1 lúc, mục đích của việc này có thể giúp cho bạn sử dụng song song 2 account trên 2 cửa sổ hoặc một cửa sổ duyệt mail, 1 cửa sổ mở Calendar…
Bạn hãy thực hiện thao tác click chuột phải vào biểu tượng Outlook ở dưới thanh Taskbar, chọn Outlook 2016.

Mở nhiều cửa sổ 1 lúc với Outlooktrái lại khi tắt, bạn hoàn toàn có thể tắt từng hành lang cửa số một bằng cách nhấn vào dấu X ở bên tay phải, hoặc muốn tắt hết 1 lúc thì vào File / Exit .

8. Thay đổi tên trên tài khoản Outlook

Khi bạn thêm 1 account vào Outlook, mặc định nó sẽ lấy địa chỉ email làm tên thông tin tài khoản, để biến hóa, bạn vào File > Info rồi chọn Account Settings > chọn Account bạn muốn rồi click Change .
Thay đổi tên trên Outlook