Pivot table là một trong những tính năng hữu dụng và can đảm và mạnh mẽ nhất của Excel dùng để tổng hợp, trích lọc, nghiên cứu và phân tích tài liệu thuận tiện và nhanh gọn. Kết quả của PivotTable hoàn toàn có thể liên tục được sử dụng để giám sát ra những chỉ tiêu mới nhằm mục đích Giao hàng những mục tiêu khác nhau. Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn những bạn sử dụng pivot table làm báo cáo giải trình thống kê lệch giá theo nhóm hàng, khu vực và tháng :
Hướng dẫn sử dụng pivottable cơ bản
– Đầu tiên, bạn cần có bảng dữ liệu như sau:
– Bạn chọn toàn bộ dữ liệu từ B3:G15, sau đó nhấp vào biểu tượng PivotTable như hình bên dưới:
– Một cửa sổ mới hiện lên, bạn nhấn chọn OK để thiết lập tạo một pivot table theo chế độ mặc định của excel.
– Bạn chọn hàng loạt tài liệu từ B3 : G15, sau đó nhấp vào hình tượng PivotTable như hình bên dưới : – Một hành lang cửa số mới hiện lên, bạn nhấn chọn OK để thiết lập tạo một pivot table theo chính sách mặc định của excel .Bảng pivottable hiện ra. Đầu tiên để tính tổng số tiền bán được của mỗi nhóm loại sản phẩm, thì bạn làm theo những bước
– Kéo cột Nhóm SP vào vùng Row Labels
– Kéo cột Tháng vào vùng Column Labels
– Kéo cột Số Tiền vào vùng Values area
– Kéo cột Khu Vực vào vùng Report Filter
– Và đây là kết quả sau khi hoàn thành các bước trên.
– Nếu bạn muốn lọc doanh thu theo 1 khu vực nào đó thì bạn chọn như hình bên dưới:
– Và đây là tác dụng sau khi triển khai xong những bước trên. – Nếu bạn muốn lọc lệch giá theo 1 khu vực nào đó thì bạn chọn như hình bên dưới :Download file mẫu PivotTable : PivotTable
Ngoài những tính năng cơ bản và thông dụng bên trên thì pivot table còn nhiều tính năng nâng cao rất hay. Nếu bạn có nhu yếu nghiên cứu và phân tích nâng cao thì xem thêm phần hướng dẫn sử dụng pivottable nâng cao dưới đây nhé
Hướng dẫn sử dụng pivottable nâng cao
1. Sử dụng Slicer để lọc dữ liệu với Pivottable
Slicer là một công cụ mới Open từ Excel 2010 phân phối những nút mà bạn hoàn toàn có thể bấm vào để lọc tài liệu bảng hoặc tài liệu PivotTable. Ngoài việc lọc nhanh, slicer còn thể hiện trạng thái lọc hiện tại, giúp bạn thuận tiện hiểu nội dung đúng mực được hiển thị trong PivotTable đã lọc .
Để có thể kích hoạt chức năng này, bạn có thể làm như sau:
Bước 1: Chọn 1 PivotTable bạn muốn áp dụng -> chọn thẻ Insert của thanh Ribbon -> Chọn Slicer.
Bước 2 : Từ đây, bạn hoàn toàn có thể chọn 1 trường mà bạn muốn biểu lộ những tài liệu để triển khai filter sau này. Bạn hoàn toàn có thể chọn 1 hoặc nhiều trường cùng một lúc. Giả sử trong hình dưới đây tôi chọn trường Department và Status. Và tôi sẽ có tác dụng như sau :
Bạn hoàn toàn có thể thấy là toàn bộ giá trị của trường Department và Status sẽ hiện lên rõ nét cho bạn. Và khi bạn cần lọc gì, bạn chỉ cần bấm nút tương ứng thay vì chọn Filter như cách truyền thống lịch sử .
2. Sử dụng Calculated Field để thêm trường tính toán trong pivot table
Calculated Field là một tính năng vô cùng hay khác của PivotTable. Nó giúp bạn hoàn toàn có thể thực thi đo lường và thống kê những số liệu khác dựa vào những trường mà bạn đã có sẵn. Ví dụ, nếu bạn có trường Ngày công và Lương, thay vì bạn kéo thành 2 cột Ngày công và Lương trong PivotTable để rồi sau đó giám sát bằng tay theo kiểu = Lương * Ngày công, bạn hoàn toàn có thể sử dụng Calculated Field để trực tiếp tạo một field mới theo đúng công thức mà bạn cần .
Bạn hoàn toàn có thể thực thi bằng cách chọn vào PivotTable, sau đó chọn thẻ Options trên thanh Ribbon -> chọn Fields, Items và Sets -> Calculated Field .
Một hộp thoại sẽ hiện lên và bạn gõ tên field cùng công thức tương ứng -> chọn OK .
Ưu điểm của cách làm này chính là việc bạn tạo mới được 1 field và nó sẽ cùng với bạn tạo nên những báo cáo giải trình tùy chỉnh kéo thả. Bởi vì, nếu bạn đo lường và thống kê bằng tay dựa trên công thức ở ngoài PivotTable, khi PivotTable bạn đổi khác khi kéo thả, chắc như đinh công thức tay này sẽ không còn đúng nữa .
Ngoài ra, một số ít yếu tố khác cũng cần chú ý quan tâm như bẫy Average trong PivotTable mà bạn sẽ dễ mắc phải nếu không sử dụng Calculated Field này .
3. Dùng Conditional Formatting cho PivotTable để định dạng dữ liệu theo điều kiện
Ở chính sách thống kê giám sát thông thường thì mình nghĩ rất nhiều bạn biết sử dụng Conditional Formatting để định dạng tài liệu theo điều kiện kèm theo. Một điều khá hay là mặc dầu bạn đang xài PivotTable, Conditional Formatting vẫn tỏ ra sử dụng được như thông thường. Bạn chỉ cần vào thẻ trang chủ trên thanh Ribbon -> chọn Conditional Formatting và triển khai toàn bộ như bạn làm với ô, bạn sẽ có hiệu quả như bạn mong ước .
Chẳng hạn như ví dụ của tôi, tôi chọn Conditional Formatting là Data Bars để xem tỷ suất về tài liệu của những người có trong list .
Ưu điểm của yếu tố này chính là việc Conditional Formatting sẽ theo sát PivotTable của bạn, nghĩa là kể cả khi bạn kéo thả, Conditional Formatting sẽ chạy theo đúng với field mà bạn đã thiết lập từ trước và bạn sẽ không phải tốn công để chỉnh sửa lại điều kiện kèm theo như phải làm với ô .
4. Chuyển đổi dữ liệu của bạn thành dạng %
Với bảng tài liệu như bên trên, giờ đây bạn muốn biến hóa nó thành định dạng % tích góp tăng dần để vẽ biểu đồ Pareto thì bạn phải làm như thế nào ? Chắc chắn là bạn không nên thống kê giám sát bằng tay ra tỷ suất % rồi sau đó cộng dồn lại .
Chúng ta hoàn toàn có thể làm theo một cách khác như sau : Bấm vào giá trị mà bạn cần quy đổi ngay trên vùng Values của PivotTable -> chọn Value Field Settings .
Một hành lang cửa số sẽ hiện lên, và bạn chọn qua thẻ Show Values As. Ngay tại đây, bạn sẽ có rất nhiều lựa chọn tùy theo vào mục tiêu bạn muốn biến tài liệu thế nào. Với tôi, nếu tôi muốn tùy biến thành % tích góp, tôi hoàn toàn có thể chọn vào % Running Total In -> OK .
Và tài liệu của bạn sẽ biến chuyển thành % tích góp ngay lập tức .
5/ Group (nhóm) các dữ liệu
Bạn có nhiều dữ liệu rời rạc chẳng hạn như các tháng với nhau, và bạn muốn tính toán theo từng quý chẳng hạn, vậy bạn sẽ làm thế nào? Chúng ta sẽ có vài cách như sau:
Cách 1: Trình diễn hết 12 tháng cùng dữ liệu tương ứng, sau đó tính tổng bằng hàm SUM bên ngoài để lấy giá trị tổng.
Cách 2: Hoặc bạn chuyển qua dữ liệu gốc và thêm một cột Quý để PivotTable có thêm Quý nhằm giúp bạn kéo thả dễ dàng hơn.
Cách 3: Sử dụng chức năng Group của PivotTable
Chúng ta hoàn toàn có thể phân định cách nào tốt hơn qua ví dụ rời rạc hơn nữa như bài toán, tìm trung bình của 3 tháng 1, 5 và 7. Bạn hoàn toàn có thể thấy bài toán này không có quy luật như bài toán Quý kể trên .
Và bạn cũng sẽ thuận tiện nhận thấy, cách 1 chỉ mang đặc thù mì ăn liền xử lý ngay tại chỗ, nhưng nó không hề theo bạn trong việc quy đổi bằng kéo thả vốn dĩ là đặc trưng của PivotTable. Bên cạnh đó, trong trường hợp tính hiệu quả tháng 1, 5 và 7, sử dụng công thức rất cập rập và khó khăn vất vả .
Cách 2 cũng không tốt hơn vì không có quy luật nào sống sót ở đây thì sao bạn hoàn toàn có thể điền tài liệu cho một cột mới ?
Cách 3 là ổn thỏa hơn cả. Quả thật, tính năng Group của PivotTable rất tốt, nó giúp bạn group lại những tài liệu rời rạc mà bạn cho rằng nó tương quan để hoàn toàn có thể có được tác dụng tổng, trung bình, … từ nó một cách thuận tiện mà không cần phải tốn sức sử dụng bất kể chiêu thức làm tay nào cả .
Hướng dẫn sử dụng Pivot chart
Pivot Chart và Pivot Table là 2 công cụ của Excel có mối quan hệ mật thiết và có vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu và phân tích, thống kê tài liệu. Pivot Chart chính là một cách bộc lộ khác trực quạn hơn của Pivot Table. Để tạo Pivot Chart từ Pivot Table, bạn vui long xem hướng dẫn ở đây : Sử dụng Pivot chart tạo biều đồ tự động hóa theo tùy chọn người dùng
4.6 / 5 – ( 14 bầu chọn )
