Cách sử dụng mail merge đơn giản và cập nhật mới nhất
Mail merge là công dụng soạn thư tiện ích tương hỗ được nhiều trong việc làm hành chính, kế toán của doanh nghiệp lúc bấy giờ. Dù vậy thì không nhiều người biết đến nó và cách sử dụng sao cho hiệu suất cao. Cùng Bepro. vn tìm hiểu và khám phá cách sử dụng mail merge trong bài viết sau đây !
Mail merge là gì?
Mail merge là phương pháp tự động cập nhật dữ liệu từ một bảng tính bên ngoài vào một văn bản soạn thảo thông thường, sau đó người dùng sẽ có thể in trực tiếp văn bản đó ra. Với mail merge bạn có thể tạo được cùng lúc nhiều thư có cùng nội dung nhưng khác nhau ở một số thông tin nhất định do bạn cài đặt.
Cụ thể thì việc trộn thư mail merge này được ứng dụng nhiều vào việc tạo thư mời gửi đến những đối tác chiến lược, người mua trong công ty, in những giấy ghi nhận cho nhiều người chỉ bằng một thao tác, viết email thông tin xác nhận việc biến hóa lương cho nhân viên cấp dưới vào cuối năm .
Chuẩn bị gì trước khi dùng mail merge?
Trước khi sử dụng mail merge thì bạn cần phải có nguồn tài liệu cùng nội dung cơ bản. Theo đó khi phối hợp chúng trong word sẽ giúp tương hỗ người gửi tạo ra hàng loạt tài liệu hoặc thư hoàn hảo, giống nhau về phần nội dung cơ bản của thư nhưng sẽ độc lạ ở những chi tiết cụ thể tùy biến trong nguồn tài liệu .
Nguồn dữ liệu
Đây là những nội dung tùy biến khác nhau giữa những bức thư mà bạn dự tính tạo từ mail merge. Những tùy biến này hoàn toàn có thể họ tên người nhận, địa chỉ, tên doanh nghiệp, tổ chức triển khai … và chúng thường được trình diễn trong một list tài liệu nhất định .
Theo đó list này thường là danh bạ trong Microsoft Outlook hoặc cũng hoàn toàn có thể được trình diễn trong một bảng tính Excel, cơ sở tài liệu trong Access, một table trong word hay văn bản bất kể có cấu trúc phân loại tài liệu .
Tạo danh sách nguồn dữ liệu
Đầu tiên bạn cần phải xác lập những cụ thể nào trong email cần đổi khác cá thể hóa như họ tên, tên tuổi, chức vụ, địa chỉ, tên công ty … để hoàn toàn có thể biến hóa tùy theo từng người nhận. Với nguồn tài liệu là danh bạ thì bạn hoàn toàn có thể sử dụng Outlook để xuất danh bạ hoặc dùng chính Excel để bộc lộ tài liệu đúng chuẩn .
Danh sách nguồn tài liệu sẽ được chia thành những cột khác nhau và mỗi hàng là một người nhận được nhập vừa đủ những thông tin cá thể hóa. Bạn hoàn toàn có thể nhập liệu trực tiếp tại tab Mailings bằng cách chọn Select Recipients -> Type New List. Trong trường hợp bạn muốn kiểm soát và điều chỉnh tài liệu thì hoàn toàn có thể chọn Edit Recipient List trên tab Mailings và chọn tên file tài liệu, rồi nhấn edit để sửa lại chi tiết cụ thể .
Nội dung cơ bản
Đây là những phần giống nhau giữa những thư như tên và địa chỉ người gửi, nội dung chính của thư, email hay một phiếu khuyến mại nào đó của công ty … Nội dung cơ bản thường đi cùng với những vị trí định sẵn, đây là nơi biểu lộ những chi tiết cụ thể biến hóa lấy từ nguồn tài liệu. Mỗi cụ thể sẽ được gọi là trường .
Bạn cần xác lập nội dung mà mình soạn là dạng nào : Thư từ ( Letters ), thư điện tử ( E-mail messages ), phong bì ( Envelopes ), nhãn ( Labels ) hay danh bạ ( Directory ) .
Đồng thời bạn cần nhập những trường dựa trên nguồn tài liệu. Theo đó bạn chọn Insert Merge Field trên tab Mailings để thêm trường tại những vị trí tương thích .
Hoặc cũng có thể chèn Merge Fields vào một câu trong email như: Chân thành cảm ơn «Danh_xưng» «Họ_tên» đã sắp xếp thời gian đến tham dự chương trình.
Cách sử dụng mail merge
Tóm tắt những bước dùng mail merge trong Microsoft Word như sau !
Đầu tiên bạn vào tab Mailings và thao tác với các chức năng trên thanh công cụ này. Nếu dùng các phiên bản Word cũ trước đây thì hãy chọn Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard để thao tác.
Với World 2010 bạn thực thi theo 5 bước sau :
Bước 1: Chọn Start Mail Merge => Chọn dạng nội dung cần thực hiện.
Bước 2: Chuẩn bị danh sách nguồn dữ liệu người nhận tại Select Recipients.
Bước 3: Tiến hành soạn nội dung cơ bản và Insert Merge Field.
Bước 4: Chọn mục Preview Results để kiểm tra kết quả của mỗi thư được trộn và định dạng, tiến hành chỉnh sửa lần cuối.
Bước 5: Cuối cùng là chọn Finish & Merge để hoàn tất quá trình trộn thư.
Bạn có thể chọn:
Trong lần thực thi mail merge, để kiểm tra việc in ấn và gửi mail thành công xuất sắc hay không thì bạn hoàn toàn có thể nhập thông tin của mình như một Recipient để kiểm tra mình có nhận được thư hay không sau khi đã gửi hàng loạt mail merge .
Kết luận
Mail merge mang lại cho bạn rất nhiều quyền lợi, tiết kiệm chi phí thời hạn và sức lực lao động đáng kể. Do đó hãy khám phá kỹ về cách sử dụng mail merge này để nâng cao hiệu suất cao việc làm công ty, cũng như biểu lộ sự chuyên nghiệp của mình trong mắt người mua và đối tác chiến lược. Nếu có vướng mắc và cần tương hỗ về nhiệm vụ kế toán, quyết toán thuế, bạn hoàn toàn có thể liên hệ đến dịch vụ kế toán Bepro. vn để được tư vấn cụ thể hơn !
