Có một số ít bạn hỏi mình rằng, “ mình rất muốn học Excel, nhưng không biết mở màn từ đâu ”. Mình vấn đáp rằng, học Excel không khó như những bạn nghĩ, vì bản thân mình cũng tự học, thời đại này nguồn tài liệu Excel để học vô cùng nhiều mẫu mã .
Cũng chính có nhiều bạn hỏi như trên, nên hôm nay Tinvanphong.com sẽ giới thiệu đến các bạn bài viết “Excel cơ bản cho người mới bắt đầu”. Mình tin rằng, với nội dung của bài viết này, nó sẽ giúp các bạn tiếp cận với Excel một cách dễ dàng nhất. Nếu bạn nào chưa biết sử dụng Excel, thì hãy theo dõi bài viết của chúng tôi sau đây nhé.
I.Làm quen với Excel, Excel là gì, ứng dụng của Excel.
Muốn học Excel, mình sẽ tìm hiểu các khái niệm cơ bản về Excel trước, những ứng dụng của Excel trong thực tế như sau nhé.
Excel là một ứng dụng của Microsoft Office, giúp tạo ra những bảng tính cùng với những tính năng, công cụ, công thức giúp cho việc đo lường và thống kê tài liệu nhanh gọn, đúng chuẩn và số lượng tài liệu lên tới hàng ngàn, triệu ô .
2.Ứng dụng của Excel
Hầu hết, những bạn học viên, sinh viên và đặc biệt quan trọng những bạn đang đi làm hầu hết những ngành nghề đều sử dụng Excel, tại sao hầu hết mọi người đều sử dụng Excel, tất cả chúng ta hãy xem bên dưới nhé .
Giáo viên: tính điểm, theo dõi danh sách học sinh, sinh viên,…
Kế toán : sử dụng excel rất nhiều để tính các loại thuế, lương, thưởng,…
Nhân sự : chấm công, theo dõi danh sách nhân viên,…
Trợ lí, thư kí: lập báo cáo, tính toán chất lượng, sản lượng của 1 công ty, sản phẩm hỏng,…
Kỹ sư : tính toán liên quan đến các công trình xây dựng, các dự án,…
Nhân viên Sale: Theo dõi doanh số, doanh thu bán hàng,…
Và còn rất nhiều ngành nghề khác, đều sử dụng excel từ Lever đơn thuần đến nâng cao .
II.Cấu trúc, thành phần của một bảng tính Excel
Sau khi những bạn đã nắm được Excel là gì, và ứng dụng của nó thì tất cả chúng ta hãy liên tục tìm hiểu và khám phá về cấu trúc của bảng tính Excel nhé .
Bảng tính – Sheet: Sheet là bảng tính trong Excel. Mỗi bảng tính, có tới hơn 4 triệu ô dữ liệu, người dùng có thể thoải mái sử dụng chúng để tính toán, phân tích dữ liệu…
Cột – Column: Cột là tập hợp của các ô tính theo chiều dọc. Độ rộng mặc định của mỗi cột là 9 ký tự (có thể thay đổi trị số này từ 0 – 255 ký tự ). Một bảng tính Excel có tới 256 cột, mỗi cột được gán một chữ cái khác nhau như: A, B, C, E, F, G,…
Dòng – Row: Dòng là tập hợp của các ô tính theo chiều ngang. Một bảng tính Excel có ít nhất 16,384 dòng, mỗi dòng được gán một chữ số như: 1, 2, 3, 4, 5,…).
Ô – Cell: Ô là điểm giao nhau của dòng và cột. Tọa độ của một ô được xác định bởi ký hiệu số thứ tự của dòng và chữ cái ký hiệu của cột.
Sổ tay – Workbook: một Workbook thường có từ 1 – 255 sheet riêng biệt. Workbook, thường được sử dụng để tập hợp những loại bảng tính,…có sự liên hệ với nhau.
III.Thanh công cụ(ribbon) của bảng tính
Thanh Ribbon là còn gọi là thanh thực đơn, thanh công cụ, nó chứa gần như hàng loạt những lệnh để thao tác với chương trình, như những lệnh về hiệu chỉnh bảng tính, hàm, công thức, hay giải quyết và xử lý tài liệu .
Thanh Ribbon gồm có những tab như trang chủ, Insert, Page layout, Data .. bên trong là những nút lệnh của Tab đó. Tùy từng ngữ cảnh, mà tất cả chúng ta sử dụng, ví dụ những bạn muốn chèn hình ảnh, chèn kí tự thì những bạn chon tab Insert. Như vậy để thao tác với một lệnh nào đó trên thanh Ribbon bạn cần phải biết nó nằm trong Tab Ribbon nào, sau đó chọn tới lệnh cần thao tác trong Tab Ribbon đó .
Sau đây, mình sẽ trình làng rõ từng tính năng của từng tab ribbon, những bạn chỉ cần nắm rõ những công dụng chính như bên dưới, sau này khi những bạn đã làm quen với Excel thì những bạn sẽ khám phá sâu hơn nhé, ( chứ nhiều quá những bạn sẽ cảm thấy rối và dễ bỏ cuộc ). Chúng ta cùng nhau tìm hiểu và khám phá thôi nào .
1.Tab Home
Tab trang chủ được setup mặc định trên thanh Ribbon, nó chứa những nhóm lệnh như sau :
- Clipboard: Cắt dán
- Font: Font chữ
- Alignment: Căn lề nội dung
- Number: Định dạng dữ liệu
- Styles: Định dạng bảng tính
- Cells: Thao tác với Cell
- Editing: Hàm, lọc, tìm kiếm dữ liệu
2.Tab Insert
Tab insert nằm ngay cạnh bên tab trang chủ, được thiết lập mặc định trên thanh Ribbon. Nó chứa những nhóm lệnh như sau :
- Tables: Các lệnh liên quan đến vẽ bảng, tạo bảng trong văn bản
- Illustrations: Các lệnh chèn đối tượng đồ họa
- Links: Lệnh chèn các liên kết, đường link
- Text: Lệnh liên quan đến việc chèn các đối tượng Text như TextBox, Wordart, Header & Footer …
- Symbols: Lệnh liên quan đến việc chèn các biểu tượng có sẵn trong bộ sưu tập vào văn bản hiện thời.
- Design: Lệnh liên quan đến các mẫu văn bản được trình bày theo một bố cục nào đó.
3.Tab Page Layout
Page Layout nằm ngay cạnh bên tab Insert, được cài đặt mặc định trên thanh Ribbon. Nó chứa các nhóm lệnh như sau:
- Themes: Tủy chỉnh nền cho bảng tính.
- Page Setup: Các lệnh thiết lập định dạng trang in
- Scale to fit: Cố định số trang in trong một văn bản
- Sheet Options: Tùy chỉnh Sheet
- Arrange: Các lệnh sắp xếp các đối tượng trên văn bản.
4.Tab Formulas
Formulas : Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa những lệnh thao tác với hàm và công thức
- Function Library: Chứa lệnh gọi các hàm trong Excel.
- Defined Names: Chứa lệnh định nghĩa vùng làm việc.
- Formula Auditing: Chứa lệnh tham chiếu công thức.
- Calculation: Tùy chọn tính toán trong Excel.
5.Tab Data
Data : Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa những lệnh thao tác với hàm và công thức .
- Get External Data: Lấy dữ liệu từ những ứng dụng khác.
- Sort & Filter: Chứa lệnh sắp xếp, lọc dữ liệu.
- Data Tools: Chứa một số công cụ thao tác với dữ liệu.
- Outline: Chứa các lệnh nhóm dữ liệu.
6.Tab Review
Review : Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa những nhóm lệnh tương quan đến những thao tác như kiểm tra ngữ pháp cho nọi dung bảng tính, tạo ghi chú, bảo mật thông tin bảng tính, …
7.Tab View
Tab View được setup mặc định trên thanh Ribbon. Nó chứa những nhóm lệnh như sau :
- Workbook Views: Chế độ hiển thị
- Show: Tùy chọn hiển thị một số thanh Panel
- Zoom: Các lệnh phóng to, thu nhỏ nội dung Workbook
- Window: Chứa các lệnh tùy chọn hiển thị nhiều Workbook
- Macros: Các lệnh về Macros
8.Office Button
Office Button chứa các lệnh thao tác với File Excel, như thêm mới, in ấn, lưu trữ, hay sửa đổi các thông tin về File,… Để hộp thoại Office Button xuất hiện, bạn nhấp chuột chọn File bên phía góc trái thanh Ribbon.
Hộp thoại Office Button sẽ Open như hình dưới đây :
- New: Tạo một File Excel, ngoài việc lựa chọn một bảng tính rỗng bạn cũng có thể tùy chọn các File mẫu mà Microsoft Excel cung cấp sẵn.
- Open: Mở File mới và nó cũng chứa danh sách File đã mở trước đó.
- Info: Chứa các lệnh như Save, Save AS, Open,…
- Save: Save thì sẽ có tác dụng lưu file với một số tính năng mới hoăc lưu file với các thay đổi số tính với tên cũ.
- Save as: Save as thì mang chức năng lưu file đang tồn tại với tên khác, bao gồm cả vị trí và kiểu dữ liệu khác.
- Print: In ấn văn bản, các bạn có thể lựa chọn máy in và các tùy chọn khác ngay màn hình bên phía tay phải.
- Share: Trong phần này bạn có thể gửi văn bản qua Email, Fax,…
- Export: Thay đổi định dạng của File Excel, sang một số định dạng thường gặp như PDF/XPS…
Ngoài những công cụ, tính năng có sẵn trên thanh Ribbon, tất cả chúng ta hoàn toàn có thể bổ trợ những nút lệnh khác mà không có trên thanh công cụ đã mặc định sẵn. Mình sẽ hướng dẫn trong một bài viết khác nhé .
Tới đây những bạn đã hiểu được phần nào về Excel, cách ứng dụng, cũng như những tính năng trong Excel. Hiểu rõ, những nội dung mình trình diễn ở trên, thì những bạn hoàn toàn có thể thực thi cơ bản với Excel một cách thuận tiện rồi. Các bạn hãy luôn nhớ rằng, khi học bất kể môn học gì thì mình nên mở màn từ những điều cơ bản, sau đó mới nâng cao. Nếu không, những bạn sẽ cảm thấy rối và dễ bỏ cuộc. Chúc những bạn thành công xuất sắc nhé .
Tham khảo thêm các bài viết sau.
– Các thủ pháp trong Excel-phần 2
– Các thủ pháp trong Excel-phần 3
– Hướng dẫn cách dùng hàm Round trong Excel
5/5 – ( 4 bầu chọn )
