Tiết kiệm giấy là 1 trong những ưu tiên hàng đầu của các công ty, văn phòng. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí đáng kể cho doanh nghiệp. Mà còn góp phần giảm thiểu sự lãng phí giấy, bảo vệ môi trường hiệu quả hơn. Trong bài viết dưới đây, Office Solutions sẽ chia sẻ đến các bạn 8 giải pháp hữu hiệu giúp tiết kiệm giấy cho văn phòng. Cùng theo dõi ngay nhé.
In hai mặt để tiết kiệm giấy
Cách này sẽ giúp cho công ty bạn tiết kiệm đến 50 % ngân sách giấy so với thông thường đấy .
Và để việc in ấn, photocopy trở nên thuận tiện hơn, bạn hoàn toàn có thể mua các loại thiết bị đời mới. Chúng được trang bị khay nạp tự động hóa và bộ hòn đảo 2 mặt. Rất thuận tiện để bạn hoàn toàn có thể sử dụng và thao tác. Chỉ cần để tài liệu gốc vào ấn chọn công dụng là xong .
Luôn đọc thử và xem trước
Nếu bạn chọn in các thông báo của công ty thay vì lưu hành chúng dưới dạng kỹ thuật số. Hãy cân nhắc đăng một bản tin được đặt ở trung tâm thay vì in nhiều bản sao. Những khu vực có nhiều người lui tới. Chẳng hạn như phòng ăn trưa của công ty hoặc bên tủ nước.
Ngoài ra, nếu bạn đang có kế hoạch in một tài liệu dài. Đảm bảo rằng bạn luôn đọc lại nó trước khi in. Nếu không, khi in xong, bạn nhận ra có lỗi chính tả trong đó, bạn sẽ cần phải in lại, điều này sẽ tiêu tốn lãng phí rất nhiều giấy. Việc in tài liệu hai lần vì sai sót rất tốn giấy và ảnh hưởng tác động lớn đến thiên nhiên và môi trường .
Không in thừa
Đây là điều mà rất nhiều người mắc phải. Hãy nhớ, không in tài liệu mà bạn không thực sự cần .
Lưu trữ tệp kỹ thuật số
Nếu bạn có nhiều tủ đựng hồ sơ đầy ắp tài liệu, thì đã đến lúc xem xét lưu các tệp dưới dạng kỹ thuật số. Lưu tài liệu của bạn vào sever hoặc mạng lưới hệ thống dựa trên điện toán đám mây không chỉ là một giải pháp tuyệt vời, thân thiện với môi trường tự nhiên. Mà còn hoàn toàn có thể cải tổ hiệu suất văn phòng và tiết kiệm ngân sách tàng trữ .
Từ sổ tay nhân viên cấp dưới đến các chủ trương của công ty, … Lưu trữ tài liệu trực tuyến cho phép nhân viên cấp dưới truy vấn chúng thuận tiện khi cần .
Chưa kể, một mạng lưới hệ thống kỹ thuật số có tổ chức triển khai sẽ bảo vệ rằng các tệp được tàng trữ tốt hơn, bảo mật thông tin cao hơn .
Chuyển sang báo cáo điện tử
Thay vì những cuốn báo cáo giấy dài mấy chục trang, bạn có thể chuyển sang 1 báo cáo điện tử.
Cho dù được gửi dưới dạng Google Tài liệu, bảng tính hay PDF, bạn cũng hoàn toàn có thể thuận tiện truy xuất các báo cáo giải trình này. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm giấy. Mà còn tiết kiệm thời hạn khi bạn cần tìm hiểu thêm báo cáo giải trình của tháng trước .
Sử dụng giấy nháp để ghi chú
Theo công ty Restore Datashred có trụ sở tại Vương quốc Anh, nhân viên cấp dưới văn phòng trung bình sử dụng 10.000 tờ giấy sao chép mỗi năm. 6.800 trong số 10.000 tờ đó sau đó được ném vào thùng rác .
Nếu bạn có giấy chưa được in trên cả hai mặt, hãy xem xét sử dụng mặt trống để ghi lại ghi chú hoặc vạch ra sáng tạo độc đáo .
Mua giấy tái chế
Giấy in có nhiều độ dày khác nhau. Thường xê dịch từ 60 gam trên mét vuông ( gsm ) đến 100 gsm. Những tờ giấy có khối lượng nặng hơn sử dụng nhiều sợi hơn đáng kể trên mỗi tấm và thường đắt hơn .
Do đó, hãy chọn giấy mỏng mảnh hơn ( như loại 60 – 70 gsm ). Chúng sẽ không đổi khác hiệu suất in. Nhưng vẫn hoàn toàn có thể giúp bạn tiết kiệm ngân sách, góp thêm phần bảo vệ môi trường tự nhiên .
Bên cạnh đó, hãy cân nhắc mua giấy làm từ cây gai dầu, bông hữu cơ,…Tìm nguồn cung cấp giấy từ các con đường thay thế, sẽ có ít cây phải bị đốn hạ để sản xuất giấy mới hơn.
Luôn tái chế
Nếu bạn chưa có, hãy mua một thùng rác tái chế trong văn phòng của bạn. Điều này nên được sử dụng bởi tổng thể các nhân viên cấp dưới, những người có bất kể sách vở nào họ muốn vứt bỏ mà họ không hề sử dụng lại. Sau đó, nó sẽ được tích lũy và tái chế đúng cách .
Trên đây là 8 giải pháp giúp bạn tiết kiệm giấy trong văn phòng hiệu suất cao nhất. Hãy vận dụng ngay nhé. Đảm bảo sau 1 thời hạn, bạn sẽ nhận thấy ngân sách góp vốn đầu tư mua giấy sẽ được cắt giảm đáng kể đấy .
Xem thêm: 6 mẹo siêu hiệu quả để cắt giảm chi phí văn phòng phẩm.
